Um bom controle de estoque é essencial para todo e qualquer negócio, a fim de evitar o acúmulo ou falta de produtos. Além dessa gestão ser importante para atender bem os clientes, ela também deve levar em consideração questões como espaço e o fluxo de saída dos medicamentos, para que não passem muito tempo no estoque e corram o risco de passar da data de validade.

Para fazer uma gestão de estoque eficiente e ter sucesso no seu negócio, é muito importante conhecer o perfil dos seus clientes, adquirindo os produtos adequados – o consumo de medicamentos varia conforme a região em que você está inserido. 

Se você analisa os seus números, certamente já tem um bom controle de estoque. Ter essa organização é extremamente necessária para conseguir administrar a farmácia com eficiência, bem como é preciso ter relacionamento estruturado com os parceiros logísticos, buscando soluções capazes de otimizar o processo de pedidos e reposição de estoque.

Há alguns sistemas integrados com a indústria e os distribuidores, que melhora o rendimento do trabalho, tornando mais ágil a reposição para que não ocorra a ruptura de estoque – algo que deve ser evitado a todo custo.

Lidar com essas questões é frequente para quem administra uma farmácia. É um trabalho quase que diário controlar a saída dos produtos e verificar quais devem entrar. Ambas tarefas requerem muita organização. Você deve se perguntar:

- Quanto comprar?

- Para quanto tempo?

- Quando comprar?

Antes de responder as perguntas anteriores, é importante lembrar que você deve:

- Evitar mobilizar capital em estoques muito grandes;

- Controlar as vendas e os giros dos produtos;

- Entender a saída dos produtos de acordo com a sazonalidade, que é um fator essencial para a reposição de produtos específicos de acordo com cada época do ano.

Como fazer uma gestão de estoque eficiente?

Como já abordado acima, entender seus consumidores é fundamental para definir o mix de produtos ideal, já que as necessidades podem variar entre regiões e tipos de público.

É importante ter bem alinhado o contato com os fornecedores, que são bem diversos e incluem, além dos medicamentos, fornecedores de perfumaria, higiene e beleza. Os produtos são adquiridos através de distribuidoras de medicamentos e perfumaria. 

Você deve ter todo o estoque anotado, para saber o que entrou e o que saiu. Deve, ainda, estabelecer algumas medidas para fazer com que os produtos sejam bem visualizados pelos clientes, favorecendo a saída de estoque.

É necessário sempre acompanhar a previsão do consumo e a demanda pelos produtos. As estimativas favorecem a formulação de parâmetros de compra e devem ser revisadas com frequência. Por isso, os recursos informatizados são tão importantes, por facilitar esse processo.

Também é válido avaliar se, na sua farmácia, os clientes costumam passar apenas "de passagem", se são moradores da redondeza, se são, em sua maioria, aposentados, dentre outras informações que explicam um padrão diferente de vendas.

Saber se há hospitais ou consultórios próximos também pode auxiliar na gestão do estoque, já que pode haver um perfil de prescrição dos médicos e dentistas, favorecendo a saída de determinados medicamentos.

A época do ano também vai influenciar na demanda por determinados produtos, sendo importante ter a sazonalidade como um ponto importante de análise na hora da gestão do estoque. No inverno, por exemplo, há aumento de determinadas doenças, assim como no verão há outras, que pedem medicamentos específicos

Previsão de demanda

Sendo assim, a previsão de demanda dos estoques pode se classificar em duas categorias:

Quantitativa: Tudo aquilo que pode ser medido de forma objetiva, como os resultados de relatórios, contagens, anotações e registros, baseando-se nas médias de consumo em determinados períodos.

Qualitativa: Tudo aquilo que é subjetivo e baseado nos desejos, opiniões e sentimentos dos clientes.

Curva ABC e venda média

Você também pode aplicar o método da curva ABC, baseado em quantidades e custos unitários com o objetivo de classificar o estoque em categorias A, B ou C.

Na categoria A ficam os itens mais importantes e que dão alto retorno. São aqueles que fazem parte de uma parcela significativa do seu investimento para os estoques. Devem ser tratados com atenção especial, pois ocupam aproximadamente 20% do estoque e garantem cerca de 70% do faturamento.

Já na categoria B estão os produtos intermediários, que ocupam aproximadamente 30% do estoque e são responsáveis por até 20% do faturamento. São produtos com retorno e rotatividade médios, mas que não devem faltar pois podem influenciar no volume de vendas.

Por fim, na categoria C estão os itens menos importantes para venda e que ocupam aproximadamente 70% do estoque e 10% do faturamento. São numerosos, mas contém um valor inexpressivo perto do valor total do estoque.

Tenha um estoque de segurança

Por meio da Venda Média Diária (VMD), que é a quantidade média de saída de um produto em um dia, é possível definir qual o número de dias que sua farmácia terá um estoque desse produto com segurança.

Por meio do Estoque de Segurança Mínimo, é possível calcular qual a quantidade de estoque necessária para cobrir eventuais atrasos no reabastecimento.

O cálculo também é útil para que saber quando o produto deverá ser comprado em tempo hábil, antes mesmo do estoque acabar comprometendo as vendas.

Vamos supor que o VMD é de uma unidade por dia e o prazo de tempo que demora para repor o produto é de 4 dias. Ao multiplicar 1 x 4, conclui-se que é necessário ter um estoque mínimo de 4 unidades quando for feito o pedido de reposição.

Verificação do Nível de Serviço Praticado (VNSP)

Ao utilizar esse indicador, é possível saber, produto por produto, qual a média de dias até que ele se esgote.

Para fazer a conta, faça:

Estoque = (Estoque atual / Venda Média Diária) = dias

Se o valor for maior que dez dias, reveja o estoque máximo do produto, já que as farmácias, exceto em casos de abastecimento superior a uma semana, não costumam ter estoques máximos de produto com tempo superior a 15 dias

Como fazer o estoque ter boa saída?

Além dos produtos mais comuns, a sua farmácia também pode oferecer outros serviços, como dispensação de medicamentos e de produtos para a saúde, administração de medicamentos (incluindo analoterapia e aplicação de injetáveis), Prestação de Atenção Farmacêutica, aferição de parâmetros fisiológicos (como pressão arterial e temperatura corporal), perfuração de lóbulo auricular para colocação de brincos, realização de curativos e disponibilização de produtos para auto teste com a finalidade de triagem, porém sem fins de diagnóstico.

Dentro do estabelecimento, existem algumas possibilidades em relação à disposição dos medicamentos, o que facilita o processo produtivo e favorece a venda de alguns produtos. A organização dos mesmos também é fundamental para uma boa gestão de estoque.

Atualmente, o gerenciamento por categorias é considerado um fator de sucesso e uma das tendências do varejo farmacêutico. Sendo assim, procure dividir em grandes grupos os produtos, da seguinte forma:

MIPS – Medicamentos isentos de prescrição

Separar em subgrupos e em ordem alfabética. Exemplos: vitaminas, laxantes, digestivos, analgésicos, antigripais e etc.

Medicamentos Genéricos

Separe em ordem alfabética, de A – Z, para facilitar na hora de encontrar

Medicamentos de Referência

Também separe em ordem alfabética A – Z

Medicamentos Similares

Separar em subgrupos e em ordem alfabética, como por exemplo anti-inflamatórios, anti-hipertensivos, anti-histamínicos e etc.

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